QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ năm 2021

      
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ năm 2021
   
 HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG MẦM NON         SƠN CA
 
Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH 13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “ Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025”; Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND thành phố ngày 12/6/2020 về ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội; Kế hoạch số 243/KH-UBND ngày 18/12/2020 của UBND thành phố Hà Nội về công tác văn thư, lưu trữ năm 2021;
Căn cứ Kế hoạch số 39/KH-UBND ngày 18/01/2021 của UBND quận Long Biên về công tác văn thư, lưu trữ năm 2021;
Căn cứ Kế hoạch số 05/KH-MNSC ngày 21/01/2021 của Trường MN Sơn Ca về việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2021.
 
                                      QUYẾT ĐỊNH:       
Điều 1. Ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ Trường mầm non Sơn Ca (có văn bản kèm theo).
 Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký. Cán bộ, giáo viên, nhân viên và các tổ chức, các tổ chuyên môn, bộ phận liên quan trường MN  thi hành quyết định thi hành./.
  QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
TRƯỜNG MẦM NON SƠN CA
(Ban hành kèm theo Quyết định số       /QĐ-MNSC ngày     /01/ 2021)
 
 
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
 
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
Phạm vi áp dụng của quy chế là tất cả cán bộ, giáo viên, nhân viên của trường mầm non Sơn Ca.
Quy định đối tượng điều chỉnh của quy chế là công tác văn thư và lưu trữ:
- Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.
- Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Điều 2. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ
- Hiệu trưởng có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư và lưu trữ.
- Nhân viên văn thư có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác văn thư và lưu trữ.
- Từng cán bộ công chức, viên chức, người lao động trong nhà trường, tổ chức thực hiện đúng các điều quy định trong quy chế này.
Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ cơ quan
- Nhân viên văn thư, bộ phận Hành chính chịu trách nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan, các loại tài liệu về văn hóa, giáo dục, khoa học kỹ thuật, các số liệu liên quan đến cơ quan qua các thời kỳ.
- Đoàn TNCS Hồ Chí Minh chịu trách nhiệm lưu trữ các tài liệu có liên quan đến các hoạt động của Đoàn trường.
- Công đoàn: Lưu trữ các tài liệu có có liên quan đến các hoạt động của Công đoàn.
- Chi bộ Đảng: Lưu trữ các tài liệu có có liên quan đến các hoạt động của Chi bộ.
Điều 4. Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ
Đồng chí Trần Thị Loan– Nhân viên văn thư làm công tác văn thư và lưu trữ trong cơ quan theo quy định.
Điều 5. Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ
Thủ trưởng cơ quan cùng các bộ phận liên quan như kế toán, Phó hiệu trưởng phụ trách cơ sở vật chất chịu trách nhiệm về trang thiết bị chuyên dùng phục vụ công tác văn thư lưu trữ; nhân viên văn thư xây dựng kế hoạch trong việc bố trí kinh phí trang bị các thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư và lưu trữ.
Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ
Công tác văn thư lưu trữ của cơ quan được thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
 
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
 
Mục 1 . SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
 Điều 7. Hình thức văn bản
Hình thức văn bản được áp dụng cho các văn bản kèm theo Quy chế này tại Phụ lục I (Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao).
1. Phông chữ
Sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
2. Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
Điều 8. Thể thức văn bản
Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thàn phần sau:
- Quốc hiệu;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
- Số, ký hiệu của văn bản;
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Quy chế này (Phụ lục II).
Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục III kèm theo Quy chế tư này.
Mẫu trình bày một số loại văn bản hành chính được minh họa tham khảo tại Thông tư 11/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 trên trang web của trường.
Điều 9. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Quyết định số 2478/QĐ-BGDĐT ngày 04/7/2012.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; Soạn thảo văn bản; Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Điều 10. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản sau khi đơn vị, cá nhân được giao trách nhiệm soạn thảo phải gửi bản thảo do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
Điều 11. Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:
1. Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;
2. Nhân bản đúng số lượng quy định;
3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
2. Nhân viên văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Điều 13. Ký văn bản
1. Đối với cơ quan, thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Đối với tổ chức làm việc chế độ tập thể (Đảng Cộng Sản, Đoàn Thanh Niên Cộng Sản Hồ Chí Minh, Công đoàn).
a) Đối với những vấn đề quan trọng của tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:
Người đứng đầu tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của tổ chức; Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại khoản 1 của Điều này.
3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.
4. Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
Điều 14. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao được quy định tại Quy chế này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
2. Thể thức bản sao được quy định như sau:
a) Hình thức sao
“SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”.
b) Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản
c) Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Quy chế này (Phụ lục I). Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
d) Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 8 của Quy chế này.
3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.
4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 15. Trình tự quản lý văn bản đến
Quy định tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
2. Trình, chuyển giao văn bản đến;
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 16. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
- Văn bản được gửi qua mạng được lấy về và lưu vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến dạng số ghi rõ ngày, tháng, năm, số văn bản và trích yếu nội dung văn bản. Sau đó trình, chuyển văn bản đến cho thủ trưởng cơ quan hoặc lãnh đạo trực, sau đó lãnh đạo chuyển cho văn thư làm thủ tục đóng dấu văn bản đến, đăng ký vào sổ;
- Văn bản được gửi bằng thư thì văn thư tiếp nhận văn bản đến phải trình, chuyển giao văn bản đến đến cho thủ trưởng cơ quan hoặc lãnh đạo trực hoặc đích danh người nhận, sau đó lãnh đạo chuyển cho văn thư làm thủ tục đóng dấu văn bản đến, đăng ký vào sổ.
Các văn bản của cơ quan hoặc cá nhân có địa chỉ thì lãnh đạo cơ quan hoặc cá nhân là người trực tiếp bóc bì theo quy định .
Điều 17. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các bộ phận, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Điều 18. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Thủ trưởng đơn vị, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Phó Hiệu trưởng được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của Hiệu trưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Căn cứ nội dung văn bản đến, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức giao cho bộ phận hoặc cá nhân giải quyết. Bộ phận hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan.
3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức có thể giao cho nhân viên văn thư hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;
b) Phân văn bản đến cho các bộ phận, cá nhân giải quyết;
c) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến đúng thời hạn quy định tại văn bản đến.
Điều 19. Trình tự quản lý văn bản đi
Quy định tất cả văn bản do nhà trường phát hành phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản;
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
3. Đăng ký văn bản;
4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
5. Lưu văn bản đi.
Điều 20. Chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đối với văn bản thường. Đối với loại khẩn thì có thời gian quy định khi chuyển văn bản.
2. Trong trường hợp thông tin nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
Điều 21. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư nhà trường và bản chính lưu trong hồ sơ.
2. Bản gốc lưu tại Văn thư nhà trường phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
3. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của nhà trường phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 22. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Khái niệm hồ sơ: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.
2. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
a) Mở hồ sơ;
b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.
3. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của nhà trường hoặc của các tổ chức, tổ chuyên môn, các bộ phận trong trường;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 23. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong nhà trường, tổ chức đối với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
a) Các tổ chuyên môn, bộ phận và cá nhân trong nhà trường, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của nhà trường, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này.
b) Trường hợp tổ chuyên môn, bộ phận hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm.
c) Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho cơ quan hay người kế nhiệm.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Các tổ, bộ phận, tổ chức hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.
Điều 24. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường.
1. Thủ trưởng đơn vị, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với bộ phận, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Nhân viên văn thư, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại đơn vị, tổ chức mình.
3. Thủ trưởng đơn vị, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.
4. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó.
 
Mục 4.  QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 25. Quản lý và sử dụng con dấu
1. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
d) Không được đóng dấu khống chỉ.
2. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức được quy định như sau: Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức.
Điều 26. Đóng dấu
1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
4. Nếu văn bản có nhiều trang cần phải đóng dấu giáp lai tại các trang theo quy định.
Chương III.
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
 
Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 27. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Hàng năm, sau khi tổng kết năm học, nhà trường, các tổ chức và mỗi cá nhân của nhà trường có trách nhiệm lập hồ sơ giao nộp tài liệu về công việc mình phụ trách cho bộ phận lưu trữ nhà trường;
- Các tổ chức giao nộp tài liệu vào lưu trữ gồm các văn bản hành chính theo Phụ lục IV tại Quy chế này;
- Các cá nhân có trách nhiệm giao nộp tài liệu liên quan đến cá nhân vào hồ sơ cá nhân như các quyết định nâng lương, khen thưởng, sáng kiến kinh nghiệm, đề tài khoa học, các loại sổ chuyên môn, sổ họp nhóm, các loại sổ nuôi dưỡng chăm sóc, quản lý tài chính, tài sản...theo quy định của Sở Giáo dục, phòng Tài chính, các phòng ban liên quan cho các bộ phận theo quy định:
        + Các loại hồ sơ sổ sách của giáo viên nộp cho nhân viên văn thư dưới sự chỉ đạo của đồng chí Phó Hiệu trưởng phụ trách chuyên môn;
        + Các loại sổ nuôi dưỡng chăm sóc, cơ sở vật chất, chăm sóc sức khỏe nộp cho nhân viên văn thư dưới sự chỉ đạo của đồng chí Phó Hiệu trưởng phụ trách công tác chăm sóc nuôi dưỡng và CSVC;
+ Các loại hồ sơ Tài chính lưu trữ và bảo quản tại phòng Tài vụ, nhân viên kế toán và văn thư chịu trách nhiệm bảo quản.
+ Các loại hồ sơ của Ban giám hiệu, các tổ chuyên môn, Chi bộ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên nộp cho bộ phận văn thư lưu trữ.
- Bộ phận lưu trữ cơ quan có trách nhiệm sắp xếp tài liệu cơ quan, tài liệu cá nhân vào lưu trữ theo đúng quy định.
Điều 28. Chỉnh lý tài liệu
1. Văn thư có trách nhiệm lập kế hoạch tổ chức chỉnh lý tài liệu của nhà trường, các tổ chức vào mỗi năm học.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Phân loại và lập thành hồ sơ, tài liệu;
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu ;
- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
- Lập mục lục, hồ sơ, tài liệu;
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
3. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo công văn số 283/VTLTNNNVTWW ngày 19/5/2004 của Cục Văn Thư và Lưu trữ Nhà nước.
Điều 29. Hội đồng xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu.
1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan bao gồm:
- Thủ trưởng cơ quan làm Chủ tịch Hội đồng;
- Các bộ phận có tài liệu làm ủy viên;
- Phụ trách lưu trữ làm ủy viên;
Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho chủ tịch hội đồng quyết định, từng thành viên Hội đồng xem xét mục lục hồ sơ giữ lại bảo quản và kiểm tra thực tế đối với danh mục tài liệu hết giá trị; Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số, cuối cùng thông qua biên bản, trình Thủ trưởng cơ quan quyết định.
2. Thủ trưởng cơ quan quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan sau khi có biên bản thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
3. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị chỉ được